Hallo Zusammen,

ich habe ein paar Grundlegende Fragen zum Thema Belege. Vielleicht könnt Ihr mir mit eurer Erfahrung weiterhelfen. Ein paar Einblicke wie Ihr eure Belege organisiert wäre sehr interressat für mich :-)

Bisher hat unser ehemaliger Kassenwart (leider verstorben), eine Excel mit allen Buchungen (Kontobewegungen bei Bank und Barkasse) geführt und dort jeweils eine Belegnummer angegeben, die entweder ein Verweis auf ein Kontoauszug war oder ein klassischen Beleg wie Rechungen, Quittung, Kassenbon etc.
Der reine Verweis auf den Kontoauszug kam nur bei Einnahmen z.B. Mitgliedsbeiträge zur Anwendung.

Da in Webling jetzt eine Bilanzierung genutzt wird gibt es ein paar Buchungstypen, die neu sind und mir nicht ganz klar ist ob hier der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" immernoch gilt und welche Art von Beleg jetzt hier erforderlich wäre.

Fall 1 "Rechnung erstellen"
-> RechnungX; Soll: Debitoren; Haben: ErtragskontoX
Eine Rechnung ist ja zu dieser Buchung bereits in Webling verlinkt, sollte man zusätzlich diese Rechnung nochmal ausdrucken und durch eine Belegnummer verlinken oder die versendete Rechnungs-PDF in Webling unter "Beleg" speichern?

Fall 2 "Rechnung wurde bezahlt"
-> RechnungX; Soll: Girokonto; Haben: Debitoren
Die Rechnung ist auch hier bereits verlinkt. Eine Zuordnung zu ein Kontoauszug geht bereits über Datum und Buchungstext recht einfach, bzw durch die Kontoanbindung. Legt ihr trotzdem eine Belegnummer an, die auf den Kontoauszug verweist, oder speichert ihr den Auszug bei der Buchung unter "Beleg"?

Fall 3 "Einnahme ohne Rechnung"
-> z.B. Zuschüsse von Verbänden
Reicht der Verweis auf den Kontoauszug aus?

Fall 4 "Übertragene Rechnung aus Vorjahr"
-> RechnungY; Soll: Debitoren; Haben: "Übertragskonto Debitoren"
Ist hier die Rechnung selbst der Beleg?!

Fall 5 "Rechnung bereits in Vorjahr gezahlt"
-> Soll: Passive Rechnungsabgrenzung; Haben: Debitoren
Was ist hier der Beleg? Kontoauszug aus Vorjahr? Dann stimmen ja die Daten nicht, da das Buchungsdatum in diesem Jahr liegt.

Wie geht ihr generell damit um, wenn mehrere Buchungen den gleichen Beleg zugeordnet werden können. z.B. eine Rechnung vom Landesverband, die aber halbjährlich oder quartalsweise durch Lastschriften eingezogen wird. Bei Analogen Belegen würde ich einfach die gleiche Belegnummer bei den Buchungen angeben. Bei den digitalen Variante dann den gleichen Beleg bei jeder Buchung speichern?

Kurz zu unserem Verein: Wir sind Umsatzsteuerbefreit (Kleinunternehmerregelung), Gewerbe/ Körperschaftssteuerbefreit und nicht zur Bilanzierung verpflichtet.

Bin über jeden Ratschlag froh

Grüße Christian