Du legst eine Rolle mit dem Namen (z.B.) "Ordner Vorstand" an. Du musst dieser Rolle keinerlei Berechtigungen zuweisen, d.h., praktisch eine "nackte" Rolle. Beim Anlegen einer Rolle wird automatisch von Webling ein Ordner mit dem Namen der Rolle angelegt, welche von Haus aus für niemanden sichtbar ist, auch nicht für Administratoren. Es sehen diesen Ordner nur jene Benutzer, welchen du diese Rolle zuweist. Das heißt, dem/den Benutzer(n) - sprich Vorständen - musst du diese Rolle zuweisen. Wenn du als Admin diesen Ordner auch sehen möchtest, musst du auch den Admin's diese Rolle zuweisen. Du wirst dann in der linken Spalte nach Auswahl der Dokumente diesen Ordner sehen.
Der Sinn dahinter ist folgender: wenn du z.B. eine Rolle "Trainer" anlegst, erstellt Webling einen Ordner "Trainer". Alle Benutzer, welche nun die Rolle "Trainer" zugeordnet bekommen, können nun auf diesen Ordner zugreifen (und sonst niemand!) und können somit Dokumente ablegen, z.B. Trainingspläne. In diesem Fall kannst du natürlich der Rolle "Trainer" auch Berechtigungen zuweisen, welche den Zugriff steuern. Das gilt natürlich auch für den eingangs beschriebbenen Fall.
Wir haben einige solcher Ordner, wo nur ausgewählte Benutzer zugreifen können.