Eine Präsenzliste ist im Normalfall für eine Gruppe, das ist korrekt. Die meisten Vereine, welche mir bekannt sind, verwenden die Präsenzlisten z.B. für "U21 Training", "Tanzkurs für Fortgeschrittene", "Hundetraining Donnerstag". Für diese Dinge empfiehlt es sich normalerweise, einzelne Gruppen zu machen. Den Status "Aktiv" / "Ausgetreten" o.ä kann man gut auch als Datenfeld pflegen. Normalerweise verschiebt man diese dann aber sowieso zusätzlich auch aus den aktiven Gruppen, da sie ja z.B nicht mehr im "Team U21" sind. Es bietet sich dafür eine Gruppe "Ehemalige" oder so an.
Es gibt aber auch die Möglichkeit, alle Mitglieder einer gespeicherten Suche zu einer Präsenzliste hinzuzufügen. Dazu macht man zuerst eine gespeicherte Suche, welche nach Status filtert (z.b "Aktive"). Dann erstellt man eine Präsenzliste für eine beliebige Gruppe (z.b. die Hauptgruppe). Dann öffnet man die Liste, klickt man auf "Liste bearbeiten", dann "Mitglieder hinzufügen" > "Aus gespeicherter Suche hinzufügen". Es werden dann alle Mitglieder mit dem jeweiligen Status hinzugefügt.
Das ist sicher nicht die komfortabelste Variante, aber hilft vielleicht bereits weiter.