Kassenprüfung

Bargi

Hallo zusammen,

bei uns im verein ist es üblich das wir Kassenprüfer haben die zur Jahreshauptversammlung einmal die Kasse prüfen und eine saubere Führung bestätigen.

Wie kann ich so eine Kassenprüfung mit Webling durchführen? Die Kassenprüfer müssen die Belege sehen können die eingescannt wurden, damit diese nicht weiterhin in Papierform vorliegen müssen oder anderweitig gespeichert werden müssen. Gibt es dafür eine Möglichkeit oder einen Workflow den sich hier schon jemand erarbeitet hat?

Grüße
Bargi

carlos_diener

Hallo Bargi

Die Kassenprüfer sind in den meisten Vereinen üblich und werden vielfach auch Revisoren genannt. Webling bietet dir einige Möglichkeiten, die Daten für eure Prüfer/Revisoren bereitzustellen. Du kannst sie auch aus Webling drucken, normalerweise reichen heutzutage aber elektronische Auszüge.

Im Normalfall empfehlen wir den Prüfern das Export-Archiv deiner Periode zur Verfügung zu stellen. Alternativ kannst du ihnen auch einen Benutzer mit Leserechten auf deine Buchhaltung zuteilen.

Anbei ein Bildschirmfoto, wo du siehst, wie du den Export der jeweiligen Buchungsperiode vornehmen kannst:

In den erweiterten Optionen kannst von diesem Export kannst du weitere Einstellungen vornehmen. Zum Beispiel, dass du auch alle Belege mit exportieren möchtest:

Das ist der einfachste Weg, wirklich ALLE Dateien in einem ZIP-Archiv zu exportieren. Du kannst aber auch fast alle Dateien in diesem Archiv einzeln exportieren.

blubstar

Ich bin seit 2 Jahrer Kassierer, war vorher fast 10 Jahre Kassenprüfer, kenne also beide Seiten.

Die Kurzantwort lautet: Wir haben mittlerweile alles in Webling und KEIN PAPIER mehr. Ansonsten ist der Workflow derselbe. Der Prüfer muss alles (stichprobenhaft) nachvollziehen können. Nur jetzt eben nicht mehr in Papier sondern digital.

Zum Workflow gehört also:

ALLE Geschäftsvorfälle = Geldbewegungen in Webling erfassen. Insb. bei Ausgaben IMMER einen Beleg als Foto oder Scan dranheften. IMMER. Wie geschrieben: nach dem Scannen schmeiße ich Papier-Belege und Rechnungen meist weg (manchmal nicht, aber das hat dann andere Gründe: Finanzamt, Garantie-Sachen, etc.).
hin und wieder ein Backup wie Carlos das beschrieben hat, allein schon um das Risiko eines Datenverlustes zu eliminieren). Taugt auch am Ende des Jahres für die Langzeit-Archivierung. Mach so einen Export, pack alles auch einen USB-Stick und heb den 10 Jahre auf (in DE). KEIN Papier mehr.
in der Prüfung macht der Prüfer dann das, was ein Prüfer so tut. Er versucht alles nachzuvollziehen. Unterschied: früher hat man über vielen Papier-Ordnern gesessen und musste händisch Zusammenhänge suchen, heute sitzt man nebeneinander am Laptop (oder mit Beamer) und klickt sich durch. Geschwindigkeitsvorteil von Faktor 2-3.