Automatische Rechnungszuweisung bei Bankanbindung

lube

Ich habe für mehrere Rechnungen eine Sammellastschrift durchgeführt. Unser Konto (Volksbank) ist direkt angebunden. Der entsprechenden Einzug ist in Webling sichtbar. Allerdings scheint eine automatische Zuordnung zu den Rechnungen nicht möglich zu sein. Ich müsste die Buchung entsprechend aufteilen und allen Rechnungen zuordnen. Das würde funktionieren, ist allerdings relativ aufwendig. Wenn ich die Buchung als CAMT Datei von der Bank exportiere und anschließed bei Webling einlese, funktioniert die automatische Zuordnung zu den entsprechenden Rechnungen korrekt. Die Daten für die Rechnungszuordnung scheinen von der Bank zumindest korrekt abrufbar zu sein. Als Workaround könnte ich die Lastschriften also manuell importieren. Allerdings hätte ich bei dem Bankkonto den entsprechenden Lastschrifteinzug dann noch als nicht verbucht aufgelistet, was eher unschön wäre. Als Test habe ich die Buchung einmal per CAMT importiert um zu sehen, ob die Buchung im Bankkonto bereits als verbucht erkannt wird. Allerdings war sie auch nach erneutem Datenabruf noch offen.

Funktioniert die Rechnungszuordnung für Sammellastschriften mit der automatischen Bankanbindung? Bisher habe ich noch keine Einzellastschrift als Vergleich durchgeführt. Evtl funktioniert das?

Hoffe das war soweit verständlich ausgedrückt

carlos_diener

Es ist so, dass über die Online-Schnittstelle bei Lastschrift-Sammelzahlungen keine Daten zu den einzelnen Zahlungen übermittelt werden. Daher ist es technisch für Webling auf diesem Weg nicht möglich, die einzelnen Teilbeträge automatisch auf die korrekten Rechnungen zuzuordnen. Das finden wir sehr schade und ist ein Rückschritt gegenüber den Informationen, welche man von der Bank über den elektronischen Kontoauszug (CAMT-XML) erhält.

Deshalb ist es in dieser ersten Version unserer Anbindung, wie von dir beschrieben, aufwändig, die Teilbeträge entsprechen aufzuteilen. Wir arbeiten bereits an einer Lösung, mit welcher es deutlich einfacher wird, mehrere Rechnungen einer Zahlung zuzuweisen, auch wenn keine automatische Zuweisung möglich ist.

Inzwischen gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie du vorgehen kannst, um die Situation bereits jetzt zu vereinfachen:

Möglichkeit 1
Verwende ein Hilfskonto in deinen Aktiven als Durchlaufkonto. Buche also einfach den gesamten Betrag auf dieses Hilfskonto und verbuche alle eingezogenen Rechnungen ebenfalls auf dieses Hilfskonto. Da du sehr einfach mehrere Rechnungen gleichzeitig manuell verbuchen kannst, ist der Aufwand auf diesem Weg bereits deutlich geringer.

Möglichkeit 2
Du verbuchst die Sammelzahlung nicht und ignorierst diese Zahlung zum Verbuchen. So kannst du die Rechnungen direkt auf das Bankkonto buchen.

Hinweis: Bei beiden Varianten kann man, anstatt die Rechnungen manuell zu verbuchen, auch wie bis anhin den elektronischen Kontoauszug verwenden. Allerdings muss man dann darauf achten, dass man nur die LSV-Zahlungen verbucht und keine anderen Zahlungen.

Weitere Informationen zu Hilfs- und Durchlaufkonten:

https://support.webling.ch/hc/de/articles/24636304043549-Hilfskonto-in-der-Vereinsbuchhaltung

lube

carlos_diener danke für die Erläuterungen. Wenn ich Option 1 richtig verstehe müsste ich die Buchung dann aber immer noch manuell aufteilen? Bei uns geht es um 200+ Zuweisungen, das ist nicht wirklich praktikabel. Daher bleibt für uns aktuell wahrscheinlich nur Option 2. Dazu wäre die von StefanW vorgeschlagen Funktion nützlich

ChristianM habt ihr euer Konto direkt in Webling angebunden oder macht ihr einen Export aus VR-NetWorld um die Einzüge in Webling zu exportieren? Ich hatte es so verstanden, dass die automatische Zuordnung von Buchung zu Rechnung über ein angebundenes Bankkonto aktuell gar nicht funktioniert

StefanW

Ich bin auch gerade auf dieses Problem gestoßen, ebenfalls eine Volksbank.
Es wäre schön, wenn man für Möglichkeit 2 die Zahlung als "ignorieren" markieren könnte, sie bleiben ansonsten ja offen und wollen immer wieder verbucht werden.

ChristianM

Vielleicht hilft euch das nicht jetzt aber bei den nächsten Lastschriften:

Wir sind auch bei der Volksbank und nutzen die Software VR-NetWorld der Volksbank zum einziehen der Lastschriften mit den von Webling exportierten Lastschrift-Dateien. VR-NetWorld ist dabei so konfiguriert, dass es Sammellastschriften als Einzellastschriften zur Bank übermittelt. Das hat den Vorteil, dass ich dort eine Sammellastschrift einreich, nur einmal mit der TAN-App die Sammellastschrift bestätigen muss und dann aber alle (ca 200) Buchungen in den Kontoumsätzen einzeln auftauchen. Dann funktioniert auch die automatische Zuordnung zu den Rechnungen in Webling. Das musste ich aber mit der Bank explizit so abstimmen, ist also nicht automatisch so konfiguriert.

Viele Grüße
Christian

ChristianM

lube Wir haben das Konto direkt in Webling eingebunden und die automatische Zuordnung zu den Rechnungen funktioniert ohne Probleme.

Ich wurde allerdings gestern von unserer Bank informiert, dass VR-NetWorld demnächst ersetzt wird gegen ein anderes Banking Tool. Unser Bankberater meinte aber auch dass das wie ich es beschrieben habe auch über das Onlinebanking ohne extra Programm funktionieren sollte. Wenn man in Webling "Einzellastschrift" bei dem Export angibt wird und die Datei im Onlinebanking hochlädt, wird dort zwar eine Sammellastschrift angezeigt, gebucht wird es aber einzeln. Ausprobiert habe ich es aber noch nicht. Sobald ich ein paar Rechnungen zusammen habe werde ich das mal ausprobieren und das Ergebnis hier posten.

carlos_diener

Teilzahlungen kann man tatsächlich nicht so einfach auf mehrere Rechnungen verbuchen. Die Ignorieren-Funktion kommt, auch wenn wir Stand heute noch kein definitives Datum haben.

ChristianM

Update: Im Online-Banking der Volksbank (via Webbrowser) werden Lastschriftdateien als Einzellastschrift eingezogen sofern sie als Einzellastschrift aus Webling exportiert wurden. Sie werden als Sammellastschrift angezeigt und man benötigt nur eine Tan-Freigabe es sind aber einzelne Buchungen auf dem Kontoauszug, sodass die automatische Zuordnung zu Rechnungen funktioniert.

holgerka

@ChristianM überraschenderweise funktioniert das bei der Berliner Volksbank nicht. Das Merkmal für die Einzellastschrift wird ignoriert und der Support der Bank konnte nicht weiterhelfen. Bei welcher Volksbank bist du? Dann mache ich noch mal eine neue Anfrage bei meiner Bank.

ChristianM

holgerka Wir sind bei der VBU Volksbank im Unterland