Hallo mvoss
Grundsätzlich sind es folgende Schritte die du zu beachten hast:
1. Erfassung der Ausgabe: Buche zuerst den Gesamtbetrag der Rechnung für die Vereinskleidung als Ausgabe. Du könntest dies unter einem Konto wie „Aufwendungen für Sportkleidung“ oder „Warenkauf“ verbuchen.
2. Einzahlungen der Mitglieder: Wenn die Mitglieder den Betrag für die Kleidung an den Verein zahlen, buche diese Einzahlungen als Einnahmen. Hierfür könntest du ein Konto wie „Einnahmen aus Warenverkauf“ verwenden.
3. Kein Gewinn oder Verlust: Da der Verein die Kleidung 1:1 weitergibt und dabei weder Gewinn noch Verlust macht, sollten die Gesamteinnahmen aus den Zahlungen der Mitglieder die Gesamtausgaben für die Kleidung genau decken. Es ist wichtig, dass die Beträge in den entsprechenden Konten am Ende genau übereinstimmen.
4. Dokumentation und Belege: Achte darauf, dass du für jede Transaktion sowohl den Zahlungseingang der Mitglieder als auch die ursprüngliche Rechnung des Kleidungslieferanten ordentlich dokumentierst. Diese Belege sind wichtig für die Buchprüfung und eventuelle steuerliche Überprüfungen.
Hier ein einfaches Beispiel für Buchungssätze:
Angenommen, der Verein kauft Vereinskleidung für 1.000 Euro und verkauft sie anschließend ohne Gewinnzuschlag an die Mitglieder weiter. Ein einzelnes Mitglied bezahlt jeweils 50 Euro.
Ausgabe für die Kleidung
Buchung der Ausgabe beim Kauf aller Kleidungsstücke auf einmal:
- Soll: Aufwendungen für Sportkleidung 1.000 Euro
- Haben: Bank 1.000 Euro
Einnahmen durch Mitgliederzahlungen
Buchung der Einnahmen beim Verkauf an ein einzelnes Mitglied:
- Soll: Bank 50 Euro
- Haben: Erträge aus Warenverkauf 50 Euro
Verwendung eines Durchlaufkontos
Du kannst die Transaktionen auch über ein nicht ertragswirksames Konto abwickeln, insbesondere wenn du den Vorgang so verbuchen möchtest, dass er nicht die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beeinflusst. Eine solche Buchung könnte über ein Durchlaufkonto oder ein anderes Verrechnungskonto erfolgen. Hier ein Beispiel dafür:
Verwendung eines Durchlaufkontos
Das Durchlaufkonto wird verwendet, um Zahlungen zu verbuchen, die der Verein nur als Zwischenstation leistet. Das Geld, das ein- und ausgeht, gehört nicht direkt dem Verein und berührt daher nicht die Ertrags- oder Aufwandskonten in der Gewinn- und Verlustrechnung.
Kauf der Kleidung:
- Soll: Durchlaufkonto (Auslagen für Mitglieder) 1.000 Euro
- Haben: Bank 1.000 Euro
Dies verbucht den Kauf der Kleidung, wobei das Geld vom Bankkonto abfließt und auf das Durchlaufkonto gebucht wird.
Einzahlungen der Mitglieder:
- Soll: Bank 50 Euro
- Haben: Durchlaufkonto (Auslagen für Mitglieder) 50 Euro
Dies verbucht die Rückzahlungen der Mitglieder auf das Bankkonto und gleicht das Durchlaufkonto wieder aus.
Diese Buchungsmethode hält die Transaktionen außerhalb der normalen Ertrags- und Aufwandskonten, was besonders nützlich ist, wenn der Verein nur als Vermittler auftritt und die finanziellen Transaktionen keine Auswirkungen auf die eigentliche finanzielle Lage des Vereins haben sollen.
Ein Durchlaufkonto kann sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite der Bilanz geführt werden, je nachdem, welche Art von Transaktionen es abbildet:
Aktivkonto: Wenn das Durchlaufkonto Gelder oder Werte zeigt, die der Organisation voraussichtlich noch zufließen werden, fungiert es als Aktivkonto. Ein Beispiel wäre, wenn ein Verein Auslagen für Mitglieder vorgestreckt hat und diese Beträge von den Mitgliedern noch zurückerstattet werden sollen.
Passivkonto: Das Durchlaufkonto wird als Passivkonto geführt, wenn es Gelder oder Werte erfasst, die die Organisation temporär hält, aber die ihr nicht gehören und die an andere zurückgezahlt werden müssen. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn ein Verein bereits erhaltene Mitgliedsbeiträge für eine bestimmte Zweckbindung hält, die später verwendet werden sollen.
Im Kontext deiner ursprünglichen Frage, wo der Verein Kleidung kauft und die Kosten durch Mitglieder erstattet werden, könnte das Durchlaufkonto zunächst als Aktivkonto geführt werden, weil der Verein die Auslagen getätigt hat und eine Erstattung erwartet. Sobald die Mitglieder bezahlen, wird das Konto durch die eingehenden Zahlungen ausgeglichen.
Es ist wichtig, dass Durchlaufkonten regelmäßig überprüft und ausgeglichen werden, um sicherzustellen, dass keine offenen Posten über längere Zeiträume unberücksichtigt bleiben.